La Chambre de commerce et d’industrie du canton de Fribourg (CCIF) est soumise à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et à ses ordonnances d’exécution. La présente politique décrit les pratiques mises en place et les standards appliqués par la CCIF en matière de traitement des données personnelles. Elle explique quelles sont les données personnelles traitées par la CCIF, quelles sont les finalités du traitement de ces données, quelles sont les entités à qui elles sont transférées et quels sont les droits des personnes concernées. Cette politique s’applique aux situations dans lesquelles la CCIF est responsable du traitement des données personnelles de ses clients, employés, partenaires et/ou visiteurs de son site internet.
Pour alléger ladite politique et en simplifier sa compréhension, seule la forme masculine est utilisée. Toutefois, les termes utilisés se réfèrent aux personnes de tous les sexes.
1. Définitions
Le terme « données personnelles » désigne toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.
La notion de « traitement » se réfère à toute opération relative à des données personnelles, quels que soient les moyens et procédés utilisés, notamment la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’utilisation, la modification, la communication, l’archivage, l’effacement ou la destruction de données. La communication de données personnelles vise le fait de transmettre ces données ou de les rendre accessibles.
Le terme de « personne concernée » se rapporte à la personne physique dont les données personnelles font l’objet d’un traitement.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est la Chambre de commerce et d’industrie du canton de Fribourg (CCIF), sise à la Route du Jura 37b, à 1700 Fribourg. La CCIF est une association de droit privée, dont les ressources financières proviennent des cotisations de ses membres, de la vente de services et prestations, de ses partenariats ainsi que de divers mandats. Toute question ou demande relative à un traitement de données personnelles effectué par la CCIF peut être adressée à l’adresse email droit@ccif.ch.
3. Principes
La CCIF accorde une grande importance au respect de la vie privée et à la protection des données personnelles de ses membres, clients, partenaires et employés, ainsi que des candidats qui lui soumettent leur candidature et des utilisateurs de son site internet.
Les données traitées par la CCIF dépendent du type de relation qu’elle a avec la personnalité concernée et des finalités du traitement. Conformément aux principes de finalité et de proportionnalité, seules sont traitées les données nécessaires à la finalité du traitement effectué.
Toute personne qui décide de recourir aux services et prestations proposés par la CCIF, d’utiliser son site internet ou de concluant un contrat ou tout autre partenariat avec cette association accepte la présente politique de confidentialité et de traitement des données personnelles.
4. Membres affiliés à la CCIF, clients, partenaires d’affaires, personnes participant à ses formations et évènements ou manifestant un intérêt pour ses prestations et services
La CCIF traite les données personnelles obtenues de la manière suivante :
- les données personnelles fournies par ses clients et partenaires d’affaires ainsi que par les personnes participant à ses formations et évènements ou manifestant un intérêt pour ses prestations et services ;
- les données fournies par les utilisateurs de ses prestations et ses services ; et
- les données qui sont accessibles au public (par exemple, sur internet, sur les réseaux sociaux, dans les registres publics ou dans la presse).
Les données personnelles traitées par la CCIF sont les données de contact, à savoir les noms et prénoms, adresses, emails et numéros de téléphone, ainsi que des données professionnelles, à savoir le nom de l’entreprise dans laquelle la personne concernée travaille, son titre et la fonction exercée. Il arrive également que la CCIF traite d’autres données en relation avec la vie professionnelle telles que les domaines d’expertise.
Ces données personnelles susmentionnées sont traitées par la CCIF dans le but de fournir les services et services souhaités, de communiquer avec ses membres, ses partenaires, ses clients et les personnes intéressées par ses prestations et services, de leur fournir des renseignements ainsi que d’accomplir les obligations légales qui lui incombent.
Selon la situation envisagée, le traitement de données personnelles effectué par la CCIF dans ce contexte repose donc sur le consentement donné par la personne concernée, sur l’exécution du contrat qui lie la CCIF à son partenaire ou son client ou encore sur une obligation légale.
Lors des évènements et formations organisés par la CCIF, des enregistrements audios ou vidéos ainsi que des photographies peuvent être réalisés par la CCIF ou par l’un de ses partenaires. Ces enregistrements, films et images peuvent être utilisés par la CCIF à des fins d’information et de promotion sur les supports de son choix (site internet, réseaux sociaux, magazine papier, flyers, etc.). Une liste qui contient le nom et le prénom des participants ainsi que l’entreprise dans laquelle ils travaillent et leur fonction peut également être remise à toutes les personnes qui assistent à l’évènement ou à la formation en question ainsi qu’aux intervenants afin de faciliter le réseautage et les échanges. Toute personne qui refuse d’être filmée, photographiée ou enregistrée ou de figurer sur la liste des participants doit en informer la CCIF au moins 3 jours avant l’évènement ou la formation concerné/e en écrivant un email à l’adresse info@ccif.ch.
Les personnes qui le souhaitent peuvent s’abonner aux différentes newsletters diffusées par la CCIF (mensuelle, formations, export, innovation, juridique, entreprises familiales, etc.). Pour ce faire, elles doivent fournir leur nom, prénom et adresse email. Ces données sont enregistrées dans l’outil Mailchimp utilisé par la CCIF pour l’élaboration, l’envoi et la transmission de ses newsletters. L’abonnement aux newsletters publiées par la CCIF est facultatif et les personnes inscrites ont la possibilité de se désabonner en tout temps afin de ne plus figurer dans la/les liste/s d’envoi correspondante/s.
Les serveurs de Mailchimp se trouvent aux Etats-Unis. Mailchimp dispose d’une déclaration de confidentialité mondiale accessible au public et intègre les clauses contractuelles standard de l’Union européenne dans son addendum relatif au traitement des données.
Les sondages réalisés par la CCIF sont créés et gérés par le biais de l’outil Survey Monkey. SurveyMonkey a adopté des principes de confidentialité et un avenant relatif au traitement des données. Il est par ailleurs possible de ces questionnaires de satisfaction sans fournir de donnée personnelle.
Mailchimp et SurveyMonkey ont certifié leur conformité au Privacy Shield Framework UE-USA (bouclier de protection des données UE-États-Unis) et au Privacy Shield Framework Suisse-USA (bouclier de protection des données Suisse-États-Unis)
5. Utilisateurs des sites internet de la CCIF et personnes les visitant pour consulter des informations disponibles en ligne
Lors de la visite ou de l’utilisation des site internet appartenant à la CCIF (www.ccif.ch, www.fribourglogin.ch, www.legef.ch, www.fribourgopen.ch) et de ses applications, celle-ci peut traiter des données d’usage incluant l’adresse IP du visiteur ou de l’utilisateur, sa position géographique approximative, le type et le version de son navigateur, son système d’exploitation, la durée de sa visite, les pages consultées, l’historique de navigation et les fréquences d’utilisation. Le but de de ce traitement est d’analyser l’utilisation de ses sites internet ainsi que d’évaluer l’adéquation de ses services et prestations aux besoins et désirs de ses membres, clients et partenaires. Il est fondé sur le consentement du visiteur ou de l’utilisateur ainsi que sur l’intérêt légitime de la CCIF à sécuriser et améliorer le contenu de ses sites internet et à offrir à ses membres, clients et partenaires les services et prestations souhaités.
L’outil Google Analytics 4 est utilisé sur les sites internet appartenant à la CCIF afin de mesurer et d’évaluer la navigation sur ces sites internet sur la base d’informations à caractère non personnel. Cet outil transmet des cookies et des données concernant la navigation sur les sites internet appartenant à la CCIF aux serveurs de Google qui peuvent se trouver en dehors de la Suisse, par exemple aux Etats-Unis. Google Analytics 4 n’enregistre ni ne stocke aucune adresse IP individuelle, mais fournit des données de géolocalisation approximatives en déduisant les métadonnées suivantes à partir des adresses IP : ville (et latitude et longitude déduites de la ville), continent, pays, région, sous-continent (et identifiants correspondants). Par ailleurs, Google Analytics 4 propose des commandes permettant de désactiver la collecte des données issues des signaux Google pour chaque région ainsi que la collecte de données précises concernant l’emplacement et les appareils pour chaque région.
Un pixel Meta est présent sur le site internet de la CCIF (www.ccif.ch). Il permet d’analyser la navigation sur ce site internet générée par des publications sur les réseaux sociaux qui mentionnent ce site internet.
6. Candidats et employés de la CCIF
En cas de postulation pour un emploi auprès de la CCIF, celle-ci traite les données personnelles fournies par le candidat en lien avec leur expérience professionnelle, leur cursus de formations, leurs certifications professionnelles, leurs données de contact, leur nationalité, leur état civil ainsi que toute autre information figurant sur leur curriculum vitae. Le traitement se fonde sur le consentement accordé implicitement à la CCIF en postulant ou donné à un prestataire de service auquel la CCIF a recouru dans le cadre d’un recrutement.
En ce qui concerne les employés occupés par la CCIF, celle-ci traite leurs données personnelles, les éléments liés à leur rémunération et aux assurances sociales, leurs documents d’identité, photographie, relation bancaire, évaluations personnelles, plans d’évolution, mesures disciplinaire, correspondance, compte utilisateurs et logs systems, numéros de téléphone professionnel et privé. Selon les circonstances, le traitement est fondé sur l’exécution du contrat de travail qui lie la CCIF à ses employés et/ou d’une obligation légale ou encore sur l’intérêt légitime de l’employeur. A la fin des rapports de travail, la CCIF traite les informations nécessaires à la résiliation de la relation contractuelle. Les dossiers personnels des employés sont ensuite épurés et archivés selon les prescriptions légales en vigueur.
7. Sécurité, conservation et transmission des données
Pour assurer une sécurité adéquate des données personnelles, la CCIF prend les mesures techniques et opérationnelles requises par la loi et adaptées au regard notamment de l’état de la technique, du type de traitement et de son étendue, ainsi que du risque que celui-ci présente pour la personnalité et les droits fondamentaux des personnes concernées. Des mesures de sécurité appropriées sont prises par la CCIF pour protéger les données personnelles qu’elle traite contre leur vol, utilisation inappropriée, publication accidentelle ou destruction. Des mesures sont également implémentées par la CCIF afin de garantir leur confidentialité, tant au niveau de ses processus que des systèmes techniques qui les traitent.
Les données personnelles traitées par la CCIF sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre le/ but/s du traitement en question, respecter ses obligations légales et/ou préserver ses intérêts. Elles sont détruites ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ou qu’il n’existe plus d’obligation de conservation ni d’intérêt à les détenir.
Certaines données sont transférées par la CCIF à des sous-traitants et des partenaires dans le but d’obtenir ou maintenir des couvertures d’assurance, de gérer des risques, de sous-traiter certaines tâches administratives ou financières ainsi que pour accomplir ses obligations légales. Des données personnelles peuvent être communiquées à l’étranger si le pays concerné dispose d’une législation assurant un niveau de protection adéquat, si un organisme international garantit un niveau de protection adéquat ou si un niveau de protection approprié est garanti par une des solutions prévues par la loi.
8. Droits des personnes concernées
Toute personne peut demander à la CCIF si des données personnelles la concernant sont traitées.
Lorsque des données personnelles la concernant sont traitées par la CCIF, la loi accorde à la personne physique concernée par ce traitement, sous certaines conditions, les droits suivants :
- droit d’obtenir certaines informations sur le traitement de ces données et notamment de recevoir les données personnelle traitées en tant que telles (art. 25 ss LPD) ;
- droit à la remise ou à la transmission, sous ou format électronique couramment utilisé, des données personnelles qu’elle lui a communiquées (art. 28-29 LPD) ;
- droit à la rectification des données personnelles inexactes la concernant (art. 32al. 1 LPD) ;
- droit de requérir, en cas d’atteinte illicite à sa personnalité, l’interdiction d’un traitement déterminé de données personnelles, l’interdiction d’une communication de données personnelles à des tiers et/ou l’effacement ou la destruction de données personnelles (art. 32 al. 2 LPD) ;
- droit de requérir que soit ajoutée à la donnée personnelle dont l’exactitude ou l’inexactitude ne peut être établie la mention de son caractère litigieux (art. 32 al. 3 LPD)
- droit de demander que la rectification, l’effacement ou la destruction des données, l’interdiction du traitement ou de la communication à des tiers, la mention du caractère litigieux ou le jugement soient communiqués à des tiers ou publiés (art. 32 al. 4 LPD).
Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande à la CCIF par email à l’adresse droit@ccif.ch ou par courrier postal.
L’exercice de ces droits est soumis aux conditions légales en vigueur. Dans certains cas prévus par la loi, la communication des renseignements et/ou la remise ou la transmission de données personnelles peut être refusée, restreinte ou différée. La CCIF donnera suite aux demandes qui lui sont adressées en adéquation avec les exigences légales, ce qui implique qu’elle n’est pas tenue dans tous les cas d’y donner suite favorablement.
9. Modification de la politique de confidentialité et de traitement des données
La présente politique de confidentialité et de traitement des données peut en tout temps être modifiée par la CCIF, notamment afin d’être adaptée aux pratiques et règles légales en vigueur.
Version du 18 décembre 2023